Cómo preparar documentos antes de usarlos con ChatGPT u otra IA
Pegar un documento completo suele compartir más información de la necesaria. Prepararlo no consiste solo en borrar un nombre: hay que decidir qué necesita la tarea, retirar identificadores directos y revisar las pistas que aún podrían identificar a una persona o empresa.
1. Define la tarea antes de tocar el archivo
Escribe qué esperas obtener: resumir cláusulas, mejorar el tono o extraer competencias. Esa finalidad determina qué fragmentos hacen falta. Si solo necesitas dos cláusulas, no cargues el contrato completo.
- Separa el original de la copia de trabajo.
- Recorta anexos, firmas y páginas irrelevantes.
- Anota qué contexto debe conservarse para que la respuesta siga siendo útil.
2. Revisa identificadores directos e indirectos
Retira o sustituye nombres, correos, teléfonos, direcciones, documentos de identidad, cuentas bancarias y expedientes. Después busca combinaciones menos evidentes: cargo, sede, fecha, cuantía, cliente y proyecto pueden identificar a alguien sin mostrar su nombre.
- Usa seudónimos consistentes como PERSONA_1 o CLIENTE_A.
- Generaliza fechas o importes cuando el valor exacto no sea necesario.
- Comprueba encabezados, pies, comentarios, propiedades y nombre de archivo.
3. Comprueba el proveedor y el tipo de cuenta
Reducir el documento no sustituye la evaluación del servicio. Revisa las condiciones de tu cuenta, retención, controles de entrenamiento, ubicación del tratamiento y permisos. Un servicio personal, uno empresarial y una API pueden aplicar condiciones diferentes.
- Consulta la documentación oficial vigente.
- Usa la cuenta corporativa aprobada cuando exista.
- No subas categorías prohibidas por tu política interna, aunque estén seudonimizadas.
4. Haz una lectura final orientada a la reidentificación
Lee la copia como alguien que conoce el sector. Pregúntate si podría deducir al afectado combinando lo que queda. Verifica además que las sustituciones no alteren obligaciones, cifras o relaciones necesarias para entender el texto.
- Busca de nuevo nombres, contactos, identificadores y referencias internas.
- Comprueba el archivo exportado, no solo la vista previa.
- Registra quién revisó la copia cuando el riesgo lo justifique.
Límites que debes tener presentes
- Una copia seudonimizada sigue siendo dato personal si puede vincularse con una persona.
- Los PDF escaneados necesitan OCR; Privalume no lo realiza en la beta actual.
- Preparar un archivo no determina la base jurídica, una evaluación de impacto ni las obligaciones contractuales.